Cara melakukan addendum di INAPROC menjadi hal yang cukup penting dipahami oleh PPK dan penyedia yang menggunakan Katalog Elektronik. Dalam proses pengadaan, kondisi yang terjadi saat pelaksanaan tidak selalu sama persis dengan rencana awal. Ada kalanya jumlah barang perlu disesuaikan, jadwal kedatangan berubah, atau terdapat bagian tertentu dalam Surat Pesanan yang perlu diperbarui.
Addendum digunakan untuk mencatat perubahan tersebut secara resmi. Dengan adanya fitur addendum di INAPROC, perubahan pada Surat Pesanan dapat dilakukan melalui sistem sehingga riwayat perubahan tetap terdokumentasi. Hal ini lebih aman dibandingkan hanya mengandalkan komunikasi melalui pesan atau email tanpa memperbarui dokumen transaksi.
Meski terlihat sederhana, proses addendum tetap memiliki aturan. Tidak semua informasi pada Surat Pesanan dapat diubah sesuka hati. Pengguna perlu memperhatikan status pesanan, jenis perubahan, serta tahapan transaksi sebelum mengajukan addendum.
Apa Itu Addendum di INAPROC?
Addendum di INAPROC adalah proses perubahan terhadap Surat Pesanan yang sudah terbentuk dalam transaksi Katalog Elektronik. Perubahan dilakukan karena terdapat kebutuhan penyesuaian tertentu antara PPK dan penyedia selama proses pelaksanaan pesanan.
Surat Pesanan sendiri menjadi salah satu dokumen utama dalam transaksi Katalog Elektronik. Di dalamnya terdapat informasi mengenai produk, jumlah, harga, pengiriman, pembayaran, dan ketentuan lain yang berkaitan dengan transaksi. Ketika informasi tertentu perlu diubah, addendum dapat digunakan sepanjang perubahan tersebut diperbolehkan.
Adanya addendum membuat perubahan menjadi lebih tertib. Pihak PPK dan penyedia dapat melihat perubahan yang diajukan, memberikan persetujuan atau penolakan, kemudian melakukan tanda tangan elektronik terhadap Surat Adendum apabila perubahan disepakati.
Kapan Addendum Bisa Dilakukan di INAPROC?
Sebelum melakukan addendum, pengguna perlu memastikan bahwa pesanan berada pada tahap yang memungkinkan untuk dilakukan perubahan. Dalam panduan Katalog Elektronik, addendum dapat dilakukan pada kondisi dan status pesanan tertentu. Jadi, fitur tersebut tidak selalu tersedia sejak awal transaksi sampai transaksi selesai.
Salah satu status yang berkaitan dengan pengajuan addendum adalah “Diproses Penyedia”. Pada kondisi tertentu, perubahan persentase PPN juga mempunyai tahapan khusus. Karena itu, waktu pengajuan perlu diperhatikan supaya perubahan tidak dilakukan ketika pesanan sudah masuk ke tahap yang tidak memungkinkan.
Jika kebutuhan perubahan sudah diketahui, sebaiknya proses dilakukan secepatnya. PPK dan penyedia dapat terlebih dahulu memastikan data yang akan diubah dan alasan perubahannya. Dengan begitu, proses pemeriksaan Surat Adendum bisa berjalan lebih lancar.
Jenis Perubahan yang Dapat Dilakukan
Beberapa jenis perubahan yang dapat berkaitan dengan addendum antara lain volume atau kuantitas produk, harga pengiriman kurir penyedia, ketentuan tambahan dalam Surat Pesanan, persentase PPN dan PPnBM, tanggal permintaan tiba, layanan tambahan, serta penanggung jawab penandatangan Surat Pesanan. Namun, ketersediaan perubahan dapat mengikuti ketentuan dan penerapan fitur pada sistem.
Perubahan volume atau kuantitas berbeda dengan menambahkan jenis barang baru. Jika hanya menyesuaikan jumlah produk yang sudah ada dan fitur mengizinkannya, perubahan dapat dilakukan melalui addendum. Sementara penambahan item baru memiliki ketentuan tersendiri.
Karena itu, sebelum mengajukan perubahan, pengguna sebaiknya melihat pilihan yang muncul pada halaman addendum. Jangan melakukan perubahan pada bagian lain hanya karena menu yang diinginkan tidak tersedia.
Cara Melakukan Addendum di INAPROC untuk PPK
PPK dapat memulai proses addendum melalui halaman Daftar Pesanan. Cari pesanan yang membutuhkan perubahan, kemudian buka detail pesanan dengan memilih opsi “Lihat Detail”. Pastikan pesanan yang dipilih memang sesuai dengan transaksi yang ingin diperbarui.
Pada halaman Detail Pesanan, PPK dapat memilih tombol “Ajukan Adendum”. Setelah itu, sistem akan menampilkan pilihan informasi yang dapat diubah. PPK dapat memilih bagian yang diperlukan sesuai kondisi transaksi.
Setelah memilih jenis perubahan, lanjutkan proses dengan memilih “Lanjutkan Adendum”. Data yang berkaitan dengan perubahan kemudian dapat diperbarui. PPK juga perlu mengisi alasan addendum supaya penyedia dapat memahami dasar perubahan yang diajukan.
Preview Perubahan Sebelum Surat Adendum Dibuat
Setelah data selesai diubah, gunakan pilihan “Preview Perubahan”. Tahap ini berguna untuk melihat kembali informasi sebelum Surat Adendum dibuat. Pemeriksaan sebaiknya dilakukan dengan teliti karena kesalahan angka atau tanggal dapat memengaruhi dokumen transaksi.
Periksa jumlah produk, harga, tanggal permintaan tiba, informasi pengiriman, pajak, dan ketentuan lain yang ikut berubah. Jika masih ada data yang salah, lakukan koreksi sebelum melanjutkan ke tahap pembuatan Surat Adendum.
Jika seluruh informasi sudah sesuai, PPK dapat memilih “Buat Surat Adendum”. Sistem kemudian menyiapkan dokumen berdasarkan data perubahan yang sudah dimasukkan.
Proses Tanda Tangan Surat Adendum oleh PPK
Setelah Surat Adendum dibuat, PPK perlu memeriksa dokumen tersebut sebelum memberikan tanda tangan elektronik. Dokumen harus sesuai dengan perubahan yang sebelumnya sudah diperiksa pada tahap preview.
Apabila tidak ada masalah, PPK dapat memilih opsi “Tanda Tangan Digital”. Proses tanda tangan dilakukan menggunakan mekanisme sertifikat elektronik yang terhubung dengan sistem. Pada tahapan tertentu, pengguna akan diarahkan untuk melakukan verifikasi sesuai layanan tanda tangan elektronik yang digunakan.
Setelah tanda tangan berhasil, pengajuan addendum diteruskan kepada penyedia. Penyedia kemudian dapat melihat perubahan yang diajukan dan memberikan tanggapan melalui sistem INAPROC.
Cara Melakukan Addendum di INAPROC untuk Penyedia
Penyedia juga dapat mengajukan addendum jika terdapat perubahan pada pesanan yang memang perlu disesuaikan. Prosesnya dimulai dengan membuka Daftar Pesanan dan memilih transaksi yang berkaitan dengan kebutuhan perubahan.
Setelah masuk ke halaman Detail Pesanan, penyedia dapat memilih “Ajukan Adendum”. Sistem kemudian menampilkan pilihan bagian yang dapat diubah. Pilih informasi yang memang perlu disesuaikan berdasarkan kondisi transaksi.
Setelah perubahan dipilih, klik “Lanjutkan Adendum”. Masukkan data baru dengan teliti dan tuliskan alasan perubahan secara jelas. Alasan yang spesifik akan membantu PPK memahami mengapa perubahan tersebut diperlukan.
Pengajuan Addendum dari Sisi Penyedia
Sebelum mengirim pengajuan, penyedia dapat menggunakan fitur “Preview Perubahan”. Periksa kembali seluruh informasi yang muncul pada ringkasan perubahan. Jangan terburu-buru membuat Surat Adendum sebelum data benar-benar sesuai.
Jika sudah sesuai, pilih “Buat Surat Adendum”. Pengajuan kemudian diteruskan kepada PPK untuk mendapatkan tanggapan. Pada tahap ini, penyedia perlu menunggu apakah PPK menerima atau menolak perubahan tersebut.
Jika PPK menyetujui pengajuan, proses dilanjutkan dengan penandatanganan Surat Adendum. Penyedia kemudian menerima dokumen tersebut untuk dikonfirmasi dan ditandatangani secara elektronik sesuai mekanisme yang tersedia.
Cara Menanggapi Addendum dari PPK
Ketika PPK mengajukan addendum, penyedia akan memperoleh notifikasi dari sistem. Penyedia dapat membuka detail pesanan dan melihat status yang menunjukkan bahwa terdapat pengajuan addendum yang membutuhkan konfirmasi.
Sebelum memberikan jawaban, baca perubahan yang diajukan secara menyeluruh. Jangan hanya melihat satu bagian yang berubah. Perubahan jumlah barang, tanggal pengiriman, harga pengiriman, pajak, atau ketentuan tambahan dapat memengaruhi pelaksanaan pesanan.
Jika perubahan sudah sesuai, penyedia dapat menerima pengajuan. Apabila terdapat ketidaksesuaian, pengajuan dapat ditolak sesuai pilihan yang tersedia pada sistem. Dengan cara ini, keputusan terhadap addendum tetap tercatat dalam riwayat transaksi.
Batas Waktu Menanggapi Addendum
Penyedia perlu memperhatikan batas waktu ketika mendapatkan pengajuan addendum. Dalam panduan INAPROC, penyedia diberikan waktu untuk memberikan tanggapan terhadap Surat Adendum. Apabila tidak memberikan tanggapan sampai batas waktu yang ditentukan, pengajuan dapat dibatalkan secara otomatis oleh sistem.
Karena itu, notifikasi addendum sebaiknya segera diperiksa. Penyedia tidak perlu menunggu sampai mendekati batas waktu untuk membaca dokumen. Semakin cepat diperiksa, semakin banyak waktu yang tersedia apabila ada data yang perlu diklarifikasi.
Jika pengajuan diterima, proses tanda tangan elektronik dapat dilanjutkan. Setelah seluruh pihak memberikan tanda tangan, Surat Adendum menjadi bagian dari dokumen transaksi.
Apakah Penambahan Item Bisa Dilakukan dengan Addendum?
Pertanyaan mengenai penambahan item cukup sering muncul ketika membahas addendum di INAPROC. Penambahan jenis item baru tidak sama dengan perubahan jumlah barang yang sudah tercantum pada Surat Pesanan.
Berdasarkan ketentuan pada Pusat Bantuan INAPROC, penambahan item pekerjaan ketika transaksi sudah checkout atau sudah sampai tahap Surat Pesanan tidak dapat dilakukan melalui addendum. Jika memang terdapat kebutuhan terhadap item baru, transaksi tersebut perlu mengikuti mekanisme pesanan baru sesuai ketentuan yang berlaku.
Jadi, pengguna perlu membedakan antara mengubah kuantitas produk dengan menambahkan item baru. Keduanya terlihat mirip, tetapi mekanisme dalam sistem tidak sama.
Bagaimana Jika Menu Perubahan Tidak Tersedia?
Tidak semua perubahan dapat dilakukan secara mandiri melalui menu addendum. Jika bagian yang ingin diubah tidak muncul pada pilihan sistem, jangan mengubah informasi lain hanya untuk mencoba membuat perubahan.
Periksa terlebih dahulu panduan terbaru INAPROC mengenai jenis perubahan yang tersedia. Jika permasalahan membutuhkan penanganan lebih lanjut, pengguna dapat menggunakan kanal Pusat Bantuan INAPROC sesuai prosedur yang berlaku.
Langkah tersebut lebih aman daripada membuat perubahan yang tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya. Dalam transaksi pengadaan, kesesuaian antara dokumen dan pelaksanaan menjadi hal yang penting.
Hal yang Harus Diperiksa Sebelum Mengajukan Addendum
Hal pertama yang perlu diperiksa adalah status pesanan. Pastikan transaksi masih berada pada tahap yang memungkinkan pengajuan addendum. Setelah itu, lihat jenis perubahan yang akan dilakukan dan cocokkan dengan pilihan yang tersedia di sistem.
Selanjutnya, siapkan data pendukung perubahan. Jika berkaitan dengan jumlah barang, pastikan kuantitas baru sudah benar. Jika berkaitan dengan waktu pengiriman, pastikan tanggal yang dimasukkan sudah disepakati dan realistis untuk pelaksanaan.
Alasan addendum juga jangan dibuat terlalu singkat. Tuliskan alasan dengan bahasa yang mudah dipahami dan sesuai kondisi transaksi. Informasi tersebut dapat membantu pihak lain ketika melakukan pemeriksaan terhadap riwayat pesanan.
Periksa Surat Adendum Sebelum Tanda Tangan
Surat Adendum harus diperiksa sebelum ditandatangani secara elektronik. Lihat kembali seluruh informasi yang tercantum, bukan hanya bagian yang mengalami perubahan.
Perhatikan nilai transaksi, kuantitas produk, jadwal pengiriman, informasi pajak, ketentuan tambahan, serta bagian lain yang berkaitan dengan pesanan. Jika menemukan kesalahan, sebaiknya selesaikan sebelum tanda tangan dilakukan.
Pengecekan ini memang terlihat sederhana, tetapi cukup membantu mengurangi kesalahan administrasi. Dokumen digital yang sudah ditandatangani akan menjadi bagian dari riwayat transaksi sehingga koreksi setelahnya dapat membutuhkan proses tambahan.
Kesimpulan
Cara melakukan addendum di INAPROC dilakukan melalui halaman Detail Pesanan dengan memilih menu “Ajukan Adendum”. PPK maupun penyedia dapat mengajukan perubahan pada bagian yang memang diperbolehkan oleh sistem. Setelah data diperbarui, pengguna perlu memeriksa preview, membuat Surat Adendum, dan menyelesaikan tanda tangan elektronik.
Addendum dapat digunakan untuk sejumlah perubahan dalam Surat Pesanan, seperti kuantitas produk, harga pengiriman, tanggal permintaan tiba, ketentuan tambahan, serta informasi tertentu mengenai pajak dan layanan. Namun, tidak semua perubahan dapat dilakukan secara mandiri. Penambahan item baru juga tidak dapat dilakukan dengan cara mengubah Surat Pesanan melalui addendum.
Karena itu, sebelum melakukan addendum di INAPROC, periksa status pesanan, jenis perubahan, data yang akan dimasukkan, dan alasan pengajuan. Setelah Surat Adendum tersedia, baca kembali seluruh dokumen sebelum tanda tangan diberikan. Langkah sederhana ini dapat membantu menjaga dokumen transaksi tetap sesuai dengan kondisi pengadaan yang sebenarnya.
Kata kunci SEO: cara melakukan addendum di INAPROC, cara addendum di INAPROC, cara mengajukan addendum INAPROC, addendum Surat Pesanan INAPROC, cara addendum Katalog Elektronik, addendum Katalog Elektronik versi 6, panduan addendum INAPROC, addendum pesanan INAPROC, cara PPK melakukan addendum, cara penyedia melakukan addendum.
Posting Komentar